Dopady na podnikání a preventivní opatření

Coronavirus COVID-19 – důvod k obezřetnosti

Dopady na Vaši firmu mohou být v případě dalšího šíření nákazy koronavirem závažné.

Společnosti se zpravidla nejvíce obávají těchto následků spojených s rizikem šíření koronaviru:

• Částečné či zcela úplné omezení provozu společnosti (snížení výnosů, zisku a generování stálých nákladů, zásadní snížení cash flow), což může následně vést rovněž ke snížení tržní kapitalizace společnosti (dopad na akcionáře společností).
• Hrozby odpovědnostních nároků třetích stran vůči společnostem a managementu v souvislosti s možným opomenutím/zanedbáním ochrany zákazníků, návštěvníků a zaměstnanců, kteří mohou být neúměrně vystaveni hrozbě koronaviru.
• Zvýšené náklady související s dekontaminací/dezinfekcí.
• Kybernetické hrozby – zvýšený zájem veřejnosti o koronavirus povede ke zvýšenému počtu phishing útoků směrem na společnosti (podvodné e-maily zabývající se problematikou koronaviru).
• Kreditní riziko (zásadní snížení doby obratu pohledávek, případně pohledávky zcela neuhrazeny).
• Mobilita firem v návaznosti na rozsah cestovního pojištění, léčení v zahraničí.

Pro zachování kontinuity Vašeho podnikání doporučujeme preventivní opatření v těchto oblastech:

• Procesy a postupy
• Komunikace a informace
• Technologie, výroba, zásobování

Procesy a postupy

• Stanovte odpovědného člověka (skupinu) z vrcholového vedení odpovědného za zjišťování a vyhodnocování informací a přípravu podkladů a s dostatečnou rozhodovací pravomocí. Reflektujte organizační strukturu vaší společnosti zvláště v případě, že máte více lokalit, kde podnikáte.
• Zajistěte si relevantní informační zdroje (WHO, MZV ČR a MZ ČR) včetně přímých kontaktů na vaše dodavatele a odběratele
• Stanovte pravidelné schůzky zaměřené na výměnu aktuálních informací a reakci na ně, stanovte proces na svolání mimořádné schůzky v případě akutních záležitostí.
• Stanovte pravidla pro cestování zaměstnanců do zasažených oblastí

Komunikace a informace

• Zajistěte pravidelnou výměnu informací s
  • Odběrateli
  • Dodavateli
  • Zaměstnanci
  • Úřady a státní správy
• Nastavte proces pro krizovou komunikaci
• Komunikujte opatření k omezení rizika nákazy. Zdůrazněte preventivnost opatření. Nevyvolávejte paniku.
• Dodržujte pravidla otevřené, věcné a jednoznačné komunikace

Technologie, výroba, zásobování

• Zvažte, které výrobní procesy jsou pro vás klíčové
• Připravte se na výpadek dodavatelů – berte v potaz celý řetězec dodávek a geografickou lokaci dodavatelů v něm.
• Zvyšte zásoby kritických komodit
• Připravte možnost alternativních dodávek komodit z jiných lokalit
• Připravte alternativy fungování kritických procesů včetně jejich servisu a náhradních dílů
• Vylepšete kapacity a možnosti telefonních a datových přenosů pro případ vzdáleného a krizového řízení

Jak postupovat v současné situaci:

• Vytvořte si krizový plán, který bude pravidelně aktualizován. Krizový plán by měl zahrnovat identifikaci zodpovědné osoby za koordinaci celé záležitosti vč. identifikace dalších klíčových osob zodpovědných za kritické oblasti fungování firmy (vč. uvedení zastupujících osob), monitorování komunikace s dodavateli a zákazníky (např. včasná informace o výpadku dodávek materiálu a tím předcházet k rozšíření škod uvnitř společnosti), pravidelná komunikace o vývoji celé situace směrem ke svým zaměstnancům uvnitř firmy.
• Doporučujeme zavést plán pro scénáře, které mohou zvýšit či naopak snížit poptávku po Vašich výrobcích/službách (zvýšená poptávka po respirátorech může některým společnostem vytvářet nové obchodní příležitosti, naopak však z důvodu omezení cestování a pohybu osob mezi zeměmi a kontinenty bude stagnovat letecký průmysl).
• Pravidelně monitorujte absenci zaměstnanců vč. sledování a pravidelného vyhodnocení faktorů týkající se jakéhokoliv onemocnění zaměstnanců vč. onemocnění jejich rodinných příslušníků. Zaveďte postupy komunikace s lidmi, u kterých se projeví symptomy nemoci.
• Implementujte pravidla osobního kontaktu mezi zaměstnanci a obchodními partnery (vyvarujte se podávání rukou, uspořádejte zasedací pořádek v zasedačkách během osobních schůzek, upravte rozložení zasedacího pořádku uvnitř kanceláře).
• Řešte kompenzace zaměstnanců během rozšíření nákazy a nuceného volna vč. implementace směrnic, týkající se pravidel v případě, že zaměstnanec již není nakažen nicméně se nemůže vrátit do práce.
• Stanovte možnosti využití Home Office vč. stanovení flexibilní pracovní doby.
• Zajistěte dostatečný přístup k hygienickým potřebám vč. roušek a respirátorů.
• Implementujte pravidla týkající se jakéhokoliv cestování, zejména však do exponovaných zemí se zvýšeným rizikem nákazy.
• Edukujte zaměstnance o současném vývoji situace vč. přijatých opatření uvnitř Vaší organizace.
• Založte si sběrný e-mail/hotline, kde se mohou zaměstnanci, zákazníci, dodavatelé informovat o současném stavu dění uvnitř Vaší společnosti.

Disclaimer:
Zde uvedené postupy pro přijetí preventivních opatření mají obecný a doporučující charakter. Preventivní opatření je vždy nezbytné přizpůsobit předmětu a charakteru provozované činnosti, podmínkám daného pracoviště a zejména aktuální situaci. Současně je nutné pravidelně sledovat aktuální informace a doporučení Ministerstva zdravotnictví, Světové zdravotnické organizace a také Evropského střediska pro prevenci a kontrolu nemocí a respektovat pokyny a nařízení příslušných státních orgánů.